Wat kost een CRM voor makelaars?

De vraag “wat kost een CRM voor makelaars?” lijkt eenvoudig, maar het maandbedrag op een prijspagina is zelden het hele verhaal. Je betaalt typisch voor een licentie, vaak per kantoor of per gebruiker, plus eenmalige aansluiting, plus modules, plus de tijd die je team steekt in invoer, training en nazorg. Dit artikel helpt je die posten uit elkaar te houden, zodat je offertes kunt vergelijken. Het is geen prijsadvies en geen onderhandelde offerte.

Wie nog twijfelt of een branchesysteem überhaupt nodig is, begint beter bij de uitleg in Wat is een CRM voor makelaars?. De bedragen hieronder komen, waar ik ze noem, van openbare prijspagina’s geraadpleegd in november 2026. Ze kunnen de dag erna wijzigen.

Welke kostenposten je altijd moet tellen

Zet bij elke leverancier dezelfde kolommen naast elkaar, ook als een post “inbegrepen” heet of juist ontbreekt op de website:

• Licentie of abonnement. Meestal een maand- of jaarbedrag, exclusief of inclusief btw. Let op of de prijs per kantoor, per vestiging of per gebruiker geldt, en hoeveel gebruikers in de basis zitten.
• Eenmalige aansluiting of onboarding. Inrichting, import, koppelingen en soms projectbegeleiding. Dit bedrag staat lang niet altijd op de publieke prijspagina.
• Modules. Denk aan telefonie, facturatie, nieuwbouw, bedrijfsmatig vastgoed, taxatiekoppelingen of een workflowmodule. Wat voor het ene kantoor overbodig is, is voor het andere onmisbaar.
• Koppelingen en verbruik. Sommige verbindingen hebben een eigen maandprijs, een eenmalig tarief of kosten per bericht of per ondertekening.
• Training en support. Een kick-off kan in de aansluiting zitten, of juist een dagtarief zijn. Kijk of er een serviceniveau (SLA) is, en wat “kantooruren” betekent.
• Groei en krimp. Wat kost een extra gebruiker? Wat gebeurt er als iemand vertrekt? Kun je een module later uitzetten?
• Indexatie en contractduur. Jaarlijkse prijsverhoging, opzegtermijn en of je per maand of per jaar vastzit.

Pas als die posten op papier staan, heeft een vergelijking zin. Een lager maandbedrag met hoge aansluitkosten en drie betaalde modules kan over drie jaar duurder zijn dan een ogenschijnlijk duurder pakket waarin meer is inbegrepen.

Openbare prijsvoorbeelden, november 2026

Op de prijspagina van Realworks (geraadpleegd 12 november 2026) stond een CRM-pakket van € 125 per maand en een CRM Pro-pakket van € 190 per maand, exclusief btw. Extra modules stonden onder meer als NWWI-koppeling € 15, workflow € 20 (alleen in combinatie met Pro), facturatie € 15, telefonie € 25, BOG € 30, nieuwbouw € 50 plus € 25 per project per jaar, en A&LV € 30, telkens per maand. Eenmalige aansluitkosten golden volgens dezelfde pagina, maar het bedrag zelf stond daar niet.

Op de prijspagina van Kolibri (eveneens geraadpleegd 12 november 2026) stond een CRM-pakket van € 113 per maand, plus € 625 eenmalig, inclusief drie gebruikers. Een apart websitepakket had een eigen maand- en aansluittarief. Of een combinatie voordeliger is, hoort je in een actuele offerte of op de actuele prijspagina te controleren.

Voor Yes-co had ik geen betrouwbaar openbaar standaardtarief dat ik hier als “de prijs” kon zetten. Vraag daar altijd een schriftelijke offerte, met dezelfde kostenkolommen als hierboven. Details en nuances van deze drie pakketten staan in het artikel Realworks, Kolibri en Yes-co vergelijken.

Gebruik deze voorbeelden als ijkpunt, niet als belofte. Leveranciers wijzigen bundels, acties en wat “in de basis” zit. Een onderhandelde prijs voor jouw kantoor kan afwijken, in beide richtingen.

Reken over drie jaar, niet over één maand

Neem een eenvoudig rekenvoorbeeld en vul het met de echte offerte, niet met een schatting uit je hoofd. Stel: een kantoor met drie gebruikers, één extra module, aansluiting, en een kleine jaarlijkse indexatie. Tel dan:

• 36 maanden licentie, inclusief de extra gebruiker of module die je écht nodig hebt;
• de eenmalige aansluiting, eventueel gespreid, maar wél volledig meegenomen;
• training die buiten de aansluiting valt;
• koppelingen die per jaar worden verlengd;
• een post voor onverwachte uitbreiding, bijvoorbeeld een vierde gebruiker in jaar twee.

Deel het totaal door 36 als je een “echte” maandlast wilt zien. Die uitkomst is eerlijker dan het instaptarief op de homepage. Als twee leveranciers binnen een beperkte bandbreedte uitkomen, weeg dan implementatie, koppelingen en hoe je later weer wegkomt zwaarder dan een verschil van een paar tientjes.

Verborgen of makkelijk vergeten kosten

Niet elke kostenpost heet “prijs”. Toch hoort hij in het plaatje:

• Interne tijd. Objecten opschonen, adressen ontdubbelen, een proefimport, en de eerste weken waarin mensen in twee systemen werken. Die uren zijn geen factuur van de leverancier, maar ze kosten wel omzet of avondwerk.
• Dubbele licenties tijdens de overstap. Een oude spreadsheet is gratis, een oud CRM vaak niet. Plan de overlap bewust, zodat je niet een kwartaal te lang dubbel betaalt, en ook niet te vroeg afscheid neemt.
• Portalen en lidmaatschappen. Een CRM-koppeling met funda of een taxatiesysteem vervangt niet het lidmaatschap van een branche- of aanbiedersorganisatie. Die contributie hoort in de kantoorbegroting, niet stiekem “bij de software”.
• Documenten en ondertekenen. Sommige pakketten rekenen per transactie of per bundel. Vraag een schatting op jouw volume, niet alleen het stukprijsje.
• Exit. Export, begeleiding bij vertrek of het opzeggen van koppelingen kan tijd of geld kosten. Dat ontdek je liever in de voorwaarden dan in het laatste contractjaar. Zie ook Overstappen van CRM als makelaarskantoor.

Prijs per gebruiker versus prijs per kantoor

Bij een eenmanszaak of een klein team voelt een prijs “inclusief drie gebruikers” anders dan bij een kantoor dat al zeven accounts nodig heeft. Vraag daarom altijd: wie telt als gebruiker? Telt een stagiair mee? Heeft de kantoorhouder die alleen rapportages bekijkt een volledige licentie nodig? Bestaat er een goedkopere rol met beperkte rechten?

Andersom kan een laag bedrag per gebruiker alsnog oplopen als iedereen een eigen account moet hebben om de app te gebruiken, terwijl het werk evengoed met gedeelde binnendienst-accounts had gekund. Dat is geen aanmoediging om accounts te delen als dat tegen de voorwaarden of tegen een nette vastlegging van acties ingaat; het is wel een reden om rollen en rechten in de demo te laten zien. Meer daarover voor kleinere teams staat in CRM voor kleine makelaarskantoren en eenmanszaken.

Hoe je een offerte leesbaar maakt

Vraag elk schriftelijk voorstel in dezelfde indeling. Een korte checklist:

• Basislicentie, aantal inbegrepen gebruikers, prijs per extra gebruiker.
• Modules die je nu afneemt, en de prijs als je ze later bij- of afboekt.
• Eenmalige posten: aansluiting, import, training, maatwerk.
• Koppelingen, met naam van de tegenpartij (telefonie, ondertekenen, boekhouden, portalen).
• Indexatie, looptijd, opzegtermijn, en wat er gebeurt bij een extra vestiging.
• Wat er níét in zit, in gewone taal.

Als een verkoper die opsomming niet wil geven, is dat zelf informatie. Je hoeft niet wantrouwend te zijn, maar je hoeft ook niet te tekenen op een presentatie. De checklist voor het kiezen van een CRM helpt je dezelfde vragen in een demo te stellen.

Btw, jaarbetaling en wat je intern begroot

Kijk op de offerte of bedragen exclusief of inclusief btw zijn. In de openbare voorbeelden hierboven was het Realworks-tarief expliciet exclusief btw; bij Kolibri stond dat onderscheid op de prijspagina minder prominent in de korte weergave die ik gebruikte, dus controleer dat in de bron zelf. Voor een kantoor dat btw kan aftrekken is dat een ander nettobedrag dan het lijkt op een homepage.

Jaarbetaling is soms goedkoper per maand, maar je legt cash vast en je bent minder wendbaar als het pakket tegenvalt. Vraag wat er gebeurt als je tussentijds een module wilt uitzetten, en of een jaarcontract dezelfde opzegtermijn heeft. Begroot intern ook een post “onvoorzien”, bijvoorbeeld voor een extra koppeling die in de demo pas laat ter sprake kwam. Die post is geen vrijbrief om vaag te blijven; het is een erkenning dat de eerste offerte zelden compleet is.

Kortom

Een CRM-prijs is de som van licentie, modules, aansluiting, koppelingen, training en interne tijd, bekeken over een periode van bijvoorbeeld drie jaar. Openbare tarieven van november 2026 geven richting, geen offerte. Vergelijk pakketten op die totalen en op het dagelijkse werk, niet op het laagste maandbedrag alleen. Wil je daarna de praktijk van invoeren of de juridische kant van klantdata meenemen, dan sluiten CRM invoeren op kantoor en het artikel over AVG en Wwft daarop aan.